Beleid
Voor Q-Park is maatschappelijke verantwoordelijkheid de bereidheid om ethische, sociale en milieuaspecten te betrekken bij het nemen van beslissingen. Plus de bereidheid om verantwoording af te leggen over de gevolgen van beslissingen en activiteiten. Q-Park ziet openheid over de gevolgen van de eigen activiteiten voor maatschappij en milieu als middel tot bewustwording van maatschappelijke verantwoordelijkheid en als een stap op weg naar verbetering van duurzaamheidsprestaties - van elke landenorganisatie, van Q-Park als geheel, binnen onze keten, bij onze klanten en in de maatschappij waar we deel van uitmaken. Voldoen aan wet- en regelgeving en geldende normen is daarbij een minimale eis. Maatschappelijke verantwoordelijkheid betreft namelijk juist datgene wat een organisatie uit eigen beweging extra doet.
Profit, People, Planet
Met het mvo-beleid streeft Q-Park naar evenwicht tussen de economische (‘Profit’), sociaal-maatschappelijke (‘People’) en ecologische gevolgen (‘Planet’) van onze activiteiten op korte en lange termijn. Hierbij maken we onderscheid tussen factoren die Q-Park zelf bepaalt - de eigen bedrijfsvoering in de parkeerfaciliteiten die we in eigendom hebben, of lang huren en factoren waarop Q-Park slechts invloed kan uitoefenen, zoals parkeerbeheer bij andermans vastgoed en het mobiliteitsgedrag van onze bezoekers.
Beleidskeuzes
Het mvo-beleid maakt onderdeel uit van het meerjarig ondernemingsplan. De beleidskeuzes zijn gebaseerd op de eigen kwaliteitsbelofte en de Quintessence-filosofie. Ze sluiten aan bij ontwikkelingen in de Europese economie, de parkeermarkt en bij de ‘Sustainable Development Strategy’ van de Europese Unie (EU SDS).
Belanghebbenden
De meningen en verwachtingen van belanghebbenden zijn voor Q-Park wezenlijke input om kwaliteit van de dienstverlening en bedrijfsvoering te evalueren en verbeteren. Daarom overleggen we continu met landendirecties, medewerkers, partners, en dergelijke en betrekken hen bij onze activiteiten.
Verder kijken we bij elk specifiek project afhankelijk van het onderwerp, de verwachtingen en de gewenste of benodigde acties, welke belanghebbenden relevant zijn om mee in gesprek te gaan. De communicatie met deze belanghebbenden is ook een goede manier om op de hoogte te blijven van trends en ontwikkelingen, om kennis en ervaring te delen, vertrouwen te creëren en problemen te voorkomen of op te lossen.
We geven antwoord op gerechtvaardigde vragen en leggen jaarlijks verantwoording af in een mvo-verslag. Hierbij volgen we de richtlijnen van het Global Reporting Initiative (GRI) en de Transparantie Benchmark (TB) van het Nederlandse Ministerie van Economische Zaken. Op uitnodiging van enkele aandeelhouders neemt Q-Park sinds 2011 ook deel aan de Global Real Estate Sustainability Benchmark (GRESB) voor vastgoedbeleggingen.
Position Paper Vision 2020
Position Papers
Om de dialoog met belanghebbenden te versterken hebben we Engelstalige Position Papers ontwikkeld over de verschillende onderwerpen; About Q-Park, Vision 2020, CSR, Q-Park Control Room, Q-Park Awards, Q-Park Key Figures. Deze documentatie geeft op een beknopte manier goed inzicht in datgene dat voor en over Q-Park belangrijk is. Vooral de Position Papers Vision 2020 en CSR bieden voor onze belanghebbenden transparantie in de toekomstgerichtheid van onze activiteiten.
Ambities
Q-Park kiest voor ambities die passen bij de eigen strategie en die in de hele organisatie toepasbaar zijn. Door het formuleren van concrete doelen, kritische succesfactoren en prestatie-indicatoren (PI) zorgen we ervoor dat onze prestaties van jaar tot jaar te vergelijken zijn. Alleen op deze manier kunnen we concreet actie ondernemen waar nodig.
Q-Park maakt onderscheid tussen prestaties waarbij we grote of minder grote verbeterambities hebben, prestaties waarover we rapporteren om transparantie te bevorderen en prestaties die we door voortschrijdend inzicht moeten evalueren. In het laatste geval is de PI nog niet uitontwikkeld of verwachten we dat de PI nog van richting veranderd of aangepast moet worden.
In de Quintessence tabel wordt per PI, door middel van plustekens, het ambitie niveau aangegeven:
- Drie plustekens geven een grote verbeterambitie aan.
- Twee plustekens geven een redelijke verbeterambitie aan.
- Eén plusteken geeft aan dat we rapporteren om transparantie te bevorderen.
Aanpassingen beleid
In 2013 heeft Q-Park het remuneratiebeleid voor landendirecteuren en bestuursleden aangepast. Tot nu toe stonden vooral financiële doelen en aandeelhouderswaarde centraal. Hun beoordeling gebeurt nu aan de hand van een Balanced Scorecard waaraan mvo-prestaties zijn toegevoegd, deze tellen voor 20% mee. Hiermee willen we onderstrepen dat Q-Park duurzaamheidsresultaten hoog waardeert en zorgen we dat duurzaamheidsrisico's voldoende aandacht krijgen. Belangrijke criteria voor het vaststellen van de 20% mvo-prestaties:
- Timing: tijdig aanleveren van mvo en kWh werkbook.
- Compleet: alle datavelden ingevuld, met uitleg waar nodig.
- Verifieerbaar: voor alle data is onderbouwing beschikbaar.
- Ambitie niveau: alle PIs met een gedefinieeerd ambitie niveau tellen zwaarder mee.
De dataverzameling van onze niet-financiële prestaties komt steeds beter op orde nu de nieuwe rapportagesystematiek in alle landen is ingevoerd. Dit betekent ook dat cijfers soms bijgesteld moesten worden, omdat eerdere data onnauwkeurig waren, zoals het kWh verbruik in Frankrijk. Het protocol voor de uitvraag van data is aangescherpt.
De Quintessence doelstellingen zijn opnieuw vastgesteld voor 2017. In lijn met het nieuwe remuneratiebeleid zijn de ++ en +++ PIs voortaan uitgedrukt in percentages in plaats van in absolute getallen. De uitgangspunten en de bestandsdelen van de remuneratie van bestuursleden is toegelicht in het jaarverslag 2013, noot 23.
Om het beleid te optimaliseren wordt om de twee à drie jaar een materialiteitsanalyse uitgevoerd. De onderwerpen die door interne en externe belanghebbenden als meest relevant worden aangemerkt, worden meegenomen in het beleid. We gaan over die belangrijke aspecten gegevens verzamelen, rapporteren en waar van toepassing doelstellingen formuleren. In 2014 zal er een uitgebreide materialiteitsanalyse plaats vinden, ditmaal op de G4 richtlijnen van het GRI.
Dat betekent onder andere dat de aspecten 'goed werkgeverschap', 'anti-corruptie' en 'privacy klantengegevens' in 2014 sterker in het beleid geïntegreerd worden.