Ontwikkeling verslag

Q-Park neemt de ontwikkeling van de mvo-rapportage zeer serieus. Wij hebben ons hiervoor heldere doelen gesteld die we jaar na jaar proberen waar te maken. We zien ons hierbij gesteld voor enkele vraagstukken, die we hier delen.

Wanneer overstappen van GRI 3.1 naar G4?

De beslissing om te gaan rapporteren volgens de nieuwste G4 richtlijn, betekent nogal wat voor Q-Park. We moeten een uitgebreidere dialoog met belanghebbenden­ opzetten over welke onderwerpen relevant zijn. Dit resulteert in een materialiteitsmatrix. Wij hebben ons afgevraagd of wij hier al klaar voor zijn en of we een goeddoordachte onderwerpkeuze kunnen voorleggen aan onze belanghebbenden.

G4 kan zeker helpen om meer focus aan te brengen. Intern en extern zal daardoor meer begrip ontstaan voor onze inspanningen en prestaties. We hebben daarom besloten om dit jaar te starten met het implementatie proces van de nieuwe G4, waarop we volgend jaar tegen willen rapporteren. In 2014 gaan we aan de slag met het uitbreiden van de belanghebbenden­dialoog. Daarnaast willen we de materialiteitsmatrix zo op orde krijgen dat wij hier de komende jaren mee vooruit kunnen.

Externe verificatie

Externe verificatie vergroot het vertrouwen van belanghebbenden in onze verantwoording. Aan externe verificatie zijn de nodige kosten verbonden. Daarnaast moeten we er zeker van zijn dat wij beschikken over de juiste bewijsvoering. Daarom hebben we eerst een GAP analyse laten uitvoeren door LRQA en gesproken met verschillende interne en externe deskundigen. De resultaten hiervan zijn gepresenteerd aan de raad van bestuur met het advies om over het verslag 2013 externe assurance te vragen. Dit advies hangt ook samen met onze expliciete ambitie om over het boekjaar 2015 een geïntegreerd jaarverslag uit te brengen. Een plan van aanpak om externe assurance goed te beheersen, is inmiddels ontwikkeld en zal worden toegepast vanaf dit boekjaar.

Mvo-resultaten in renumeratiebeleid

Q-Park neemt het mvo-beleid zeer serieus. Toch realiseren wij nog niet al onze doelstellingen, hoe helder deze ook zijn geformuleerd. Het is niet altijd duidelijk of we onze plannen realiseren of dat we zelfs meer doen dan dat. Het was ook onduidelijk wie we hierover kunnen aanspreken of mee kunnen complimenteren. Om hierin een beter inzicht te krijgen, is een beloningssystematiek ontwikkeld. Hierin wordt de koppeling gelegd met de belangrijkste doelstellingen en hoe landenorganisaties of bedrijfsonderdelen daar hun bijdrage aan kunnen leveren.

Om een goede vergelijking te kunnen maken, hebben we ervoor gekozen de uitkomsten weer te geven in percentages in plaats van absolute getallen. Aan iedere prestatie indicator is een bepaald gewicht toegekend. Het beloningssysteem is zo opgezet dat een100%-score mogelijk is.

De raad van bestuur en de raad van commissarissen hebben dit beloningssysteem goedgekeurd. Het is tijdig ingevoerd, ruim voordat de gegevensverzameling voor dit verslag zijn beslag kreeg.

Prestatie dashboard

In 2013 hebben we de landenorganisaties voorzien van een gespecificieerd dashboard. De Managing Directors gaven aan van welke prestatie indicatoren zij de resultaten over de jaren wilden zien. Daarnaast hebben we hen voorzien van een groepsdashboard met daarin de meest opgevraagde indicatoren. Hierdoor kunnen landen onderling de resultaten vergelijken en gerichter hun mvo-activiteiten ontplooien.

Eerste deel van de groepsdashboard

Geïntegreerd rapport over 2015

Ons plan blijft om over het boekjaar 2015 een geïntegreerd jaarverslag uit te brengen. Het is ambitieus, zeker in een periode van economische neergang heeft mvo niet altijd de eerste prioriteit. Bovendien zijn we druk doende met de interne opsplitsing van onze organisatie in een Opco en Propco. Onze founding father en CEO Ward Vleugels, die het mvo-dossier in portefeuille heeft, gaat het bedrijf verlaten in 2014. Toch is integratie van het financiële jaarverslag en het mvo-verslag logisch. De totstandkoming van een geïntegreerd verslag is efficiënter en effectiever. Een eenduidig verhaal versterkt ons bedrijfsmodel en geeft beter inzicht in de directe en indirecte resultaten.

Om die reden hebben we in dit verslag al ons bedrijfsmodel vertaald naar een grafische weergave. Deze laat in een oogopslag onze activiteiten zien en op welke manier financiële en niet-financiële aspecten aan elkaar gerelateerd zijn. Alle materiële onderwerpen zijn erin verwerkt: onze inbreng, de diensten die we leveren, onze klanten en de resultaten van onze inspanningen. Natuurlijk is meer gedetailleerde informatie over elk van deze onderwerpen te vinden in onze jaarverslagen.

Online of drukwerk?

Q-Park bracht tot nu toe de jaarverslagen altijd in druk uit en bood deze aan haar belanghebbenden en andere geïnteresseerden aan. Op de vraag van belanghebbenden om op een beknopter manier inzicht in de resultaten te verkrijgen hebben we in 2013 een samenvatting van het Verantwoord Parkeren 2012 verslag gemaakt.

We hebben mede door deze vraag en de duidelijke behoefte aan online informatie besloten om alleen online te publiceren. Deze methode is effectiever en efficiënter als het gaat om de noodzaak om meer transparantie te bieden, tijdig te publiceren en informatie toegankelijk te maken voor alle partijen. Steeds meer geïnteresseerden in ons bedrijf kijken eerst online. Zij willen bovendien alleen die informatie ophalen die voor hen belangrijk is. Publicatie op onze website maakt dit mogelijk. Bovendien biedt een online platform ons de mogelijkheid om ook tussentijdse resultaten snel te publiceren. Doordat wij gebruikmaken van een single source systeem is de consistentie in gegevens aanzienlijk groter. We kunnen de verslagen kort en bondiger houden. Met ingang van het boekjaar 2013 publiceert Q-Park de jaarverslagen alleen nog online.